Ob klein, mittel oder gross. Für Unternehmen, welche selbst produzieren oder gar nur physische Produkte handeln, der Material- und Informationsfluss bleibt sich grundsätzlich gleich. Nur: Mit zunehmender Grösse und Artikelvielfalt wird das Ganze immer unübersichtlicher. Eine Lagerbewirtschaftung in Excel reicht da nicht mehr aus. Diese manuelle Art der Bewirtschaftung ist nicht bloss äusserst ineffizient, sondern auch die Quelle vieler Fehler. Das führt im schlimmsten Fall zur Lieferunfähigkeit. Abhilfe bietet Ihnen hierbei ein WMS (Warehouse Management System), auch LVS (Lagerverwaltungssoftware) genannt. Aber was genau ist denn eigentlich ein WMS und was bringt es?
Was ist ein WMS?
Stellen Sie sich vor, Ihr Lager ist ein Supermarkt, in dem Sie regelmässig Ihre Lebensmittel, Haushaltsartikel und weitere Artikel für den täglichen Gebrauch einkaufen. Also ein Lager mit unterschiedlichsten Produkten und Anforderungen an Klima, Platz, Handhabbarkeit und vielen weiteren Attributen.
Unter den Lebensmitteln Ihres Supermarktes befinden sich Tiefkühlprodukte, Kühlprodukte sowie jene Lebensmittel, die keine Kühlung benötigen. Doch auch innerhalb dieser Untergruppen gibt es mehrere Differenzierungen, beispielsweise Anhand der Haltbarkeit oder Zuordnung zu einer bestimmten Warengruppe. Denn inmitten der Schokolade soll keine Tütensuppe stehen, auch wenn beide in etwa die gleiche Haltbarkeit aufweisen. Das heisst, Ihr Supermarkt umfasst nicht nur verschiedene Lagerbedingungen und Lagertechniken, sondern auch für gewisse Warengruppen designierte Bereiche. Ein WMS ist in der Lage, die Mengen, also Bestände, auf den einzelnen Artikeln und Lagerplätze genau nachzuführen. Es kann anhand von Einlagerungsstrategien den optimalen Lagerplatz berechnen und dabei alle gewünschten Faktoren wie die Art der Lagerung, die Gebindegrösse und die Zusammenlagerung der Zahnbürste mit der Zahnpasta berücksichtigen. Auch die Umlagerung der Sonnencreme im September und die Aufstockung der Tiefkühlkapazität für Glacé im Mai könnte durch ein WMS gesteuert werden.
Wenn Sie nun samstags einkaufen gehen, sind Sie einer von vielen Kommissionierenden in diesem Lager. Ein WMS führt Sie dabei digital und wegeoptimiert durch den Supermarkt, damit Sie in kürzestmöglicher Zeit wieder draussen sind und dennoch nichts vergessen haben. Auch nicht die Rolle Gebührensäcke, die Sie in Anbetracht des bevorstehenden Wochenendes dringend benötigen und für welche Sie daher nochmals in das Getümmel rein müssten.
Wie funktioniert ein WMS?
Ein WMS steuert, kontrolliert und optimiert die Prozesse im Lager. Vom Wareneingang über das Kommissionieren hin zum Warenausgang. Zu den wesentlichen Funktionen eines WMS gehören sowohl die Mengen- und Lagerplatzverwaltung, als auch die Prozesssteuerung innerhalb des Lagers. Zu den Kernfunktionen gehört also alles rund um die Lagerbewirtschaftung. Die Relevanz für das ERP-System und die vielen möglichen Zusatzfunktionen eines WMS, sind in der VDI-Richtlinie 3601 festgehalten.
Quelle: VDI 3601
Die Grafik zeigt eindrücklich auf, wie umfassend Artikelstammdaten sein können. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle Funktionen eines WMS. Dennoch: Damit Ihre Lagerbewirtschaftung den (zukünftigen) Anforderungen gerecht wird und Sie die Materialfluss- und Informationsprozesse automatisieren können, ist das Stammdatenmanagement (Master Data Management) elementar. Des Weiteren unterstützt Sie es dabei, Fehlerquellen zu identifizieren und damit Fehler zu minimieren, erfolgreich dem Fachkräftemangel zu entgegnen und von Skaleneffekten zu profitieren.
Und je früher Sie beginnen, Ihre Stammdatenstruktur auf die operativen Prozesse auszurichten und Artikelstammdaten korrekt und vollständig zu erfassen, desto einfacher und vor allem erfolgreicher wird Ihre Lagerbewirtschaftung der Zukunft. Denn eins ist sicher: Ab einem gewissen Zeitpunkt können Sie ihr Materialfluss nicht mehr manuell steuern.
Fünf wesentliche Vorteile eines WMS:
- Tiefere Kosten: Sie minimieren Fehler, vom Wareneingang bis zur Auslieferung, und vermeiden dadurch unnötige Doppelarbeit. Das sonst so übliche Suchen entfällt und der vollständige Informationsfluss von und zum ERP ist – dank Automation – gesichert.
- Mehr Transparenz: Durch die permanente (auch “rollierende” genannt) Inventur, sind Ihre Bestände stets topaktuell. Das ermöglicht Ihrem Einkauf genauere Bedarfsprognosen und weniger Obsoleszenz, besonders bei Produkten mit begrenzter Haltbarkeit. Zudem erhalten Sie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit, was für Ihr Qualitätsmanagement besonders wichtig ist.
- Effektiv und Effizient: Sie lagern und bewirtschaften nur das, was sie auch wirklich benötigen. Zusammen mit dem richtigen Stammdatenmanagement nutzen Sie Ihre gesamte Infrastruktur so effizient wie möglich. Dadurch reduzieren Sie nicht nur unnötige Transporte und Flächen. Idealerweise verhindern Sie damit sogar die Anmietung externer Lagerkapazitäten oder den so kostspieligen Ausbau Ihrer vorhandenen Infrastruktur.
- Optimierte Auftragsabwicklung: Ihre Auftragsabwicklung wird schneller und einfacher. Und verhindert damit viele möglicher Fehler, die schlimmstenfalls erst durch den Kunden bemerkt werden. Automatisierte und digitalisierte Prozesse sind eine Unterstützung, keine Bevormundung, Ihrer Mitarbeitenden. Die Erfahrung zeigt, dass dies die Mitarbeitenden selbst – nach anfänglicher Skepsis – auch so sehen.
- Bessere Kunden- und Lieferantenbeziehungen: Ihre Kunden profitieren von einer besseren Auftragserfüllung. Das steigert deren Zufriedenheit und stärkt Ihre Marke. Ihre Lieferanten profitieren von einer besseren Bedarfsprognose und genaueren Daten. Das verbessert Ihre Beziehung und eröffnet neue Möglichkeiten, zB. VMI (Vendor Managed Inventory) oder JIT (Just in Time).
Fazit
Die durch ein WMS erzeugte Transparenz bezüglich aller Attribute Ihrer Artikel, Bestandesveränderungen und Prozesszeiten ermöglicht es Ihnen, fortlaufend Verbesserungspotenziale zu identifizieren und zielführende als auch ergebniswirksame Entscheide zu treffen. Doch um den richtigen Funktionsumfang Ihres neuen WMS zu definieren, ist es zunächst einmal nötig, Licht ins Dunkel des eigenen Lagers zu bringen. An dieser Stelle hilft der Blick von aussen. Unvoreingenommen, mit langjähriger Erfahrung und dem Best-Practice-Ansatz. Denn gerade bei erfahrenem und langjährigem Personal verdeckt eine gewisse Betriebsblindheit manchmal den Blick auf Verbesserungsmöglichkeiten.
In mehreren Workshops werden aktuelle und zukünftige Anforderungen, sowie Verbesserungsvorschläge zusammengetragen, die mit Hilfe des WMS später umgesetzt werden sollen. In diesem iterativen Prozess wird gemeinsam die bestmögliche Lösung ermittelt, damit Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit weiter stärken können. Solche Workshops sind ausserdem eine gute Gelegenheit, Ihre Anforderungen vollständig und korrekt zu definieren, die üblicherweise später anfallenden Kosten zu reduzieren und um Projektpartner:innen kennen zu lernen.
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