Dies führt unweigerlich dazu, dass sehr viele Projekte mittlerweile wichtig und dringend sind. Gewisse Dinge lassen sich nun mal nicht ewig aufschieben. Und so stellt sich jede Unternehmensleitung die Frage, wann welches Projekt mit welchen Ressourcen in der Jahresplanung berücksichtigt werden kann. Keine leichte Aufgabe. Denn häufig erfordern Projekte aufgrund ihrer Komplexität einen Projektleiter, der sich ausschliesslich der Koordination von Aufgaben und Aktivitäten widmet und das Management des Projektes übernimmt. Eine entscheidende Voraussetzung für den Projekterfolg und damit ein wesentlicher Grund dafür, weshalb externes Projektmanagement oft erfolgreicher ist.
Projekt sucht Projektleiter
Um einen Projekt- und damit den Unternehmenserfolg zu gewährleisten, braucht es kompetente, erfahrene und gut ausgebildete Mitarbeitende. Durch seine Steuerung erreicht ein Projektleiter einerseits das Projektziel mit den Kerngrößen Budget, Zeit und Qualität. Andererseits greift er mit seiner Erfahrung abwägend und steuernd in alle Teilprojekte ein und bindet gleichzeitig die Fachbereiche in den Projektablauf ein. Die Krux dabei: Meist sind diese wenigen Leistungsträger bereits anderweitig so stark ausgelastet, dass Ihnen schlichtweg die Kapazitäten fehlen, nebenbei auch noch die Projektleitung zu übernehmen. Alternativ neue Fachkräfte zu rekrutieren ist meist auch keine Option. Projektleiter sind sehr gesucht und stehen daher üblicherweise nicht genügend schnell zur Verfügung um das Projekt umzusetzen. Zudem: Was tun mit der Überkapazität, nachdem das Projekt einmal abgeschlossen ist?
Internes oder externes Projektmanagement?
Unabhängig davon, ob das Unternehmen ein Start-up oder ein bereits lange auf dem Markt bestehendes KMU ist. Die Auslagerung des Projektmanagements ist für viele Unternehmen die ideale Lösung. Und das nicht bloss dann, wenn intern niemand Zeit dafür hat. Möglicherweise fehlt Ihnen auch spezifisches Fachwissen oder die nötige Erfahrung, welche Sie nur situativ für dieses eine Projekt benötigen und dessen Aneignung oder Anschaffung sich aus wirtschaftlicher Sicht schlichtweg nicht lohnen würde. Zum Beispiel für die Einführung eines neuen ERP-Systems. Oder einen Neubau Ihrer Produktions- und Logistikflächen. In beiden Fällen ist es effizienter, das Projekt beziehungsweise dessen Aufgaben auszulagern und die zur Verfügung stehenden internen Ressourcen primär für die Kernaufgaben des Unternehmens aufzuwenden. Als Mitglied des Projekt-Teams und gegebenenfalls als Teilprojektleiter:innen können sich die Schlüsselpersonen jederzeit in das Projekt einbringen ohne dabei überlastet oder überfordert zu werden. Dadurch steigt die Effizienz enorm. So kann das Projekt in einer deutlich kürzeren Zeit abgeschlossen werden, als dies mit rein internen Fachkräften der Fall wäre.
Fazit
Ein externes Projektmanagements kann sowohl für kleinere als auch für grössere Unternehmen sinnvoll sein. Beispielsweise dann, wenn die internen Ressourcen für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt bereits anderweitig ausgeschöpft sind. Oder Sie dazu entsprechendes Fachwissen benötigen, welches in ihrem Unternehmen schlicht und einfach nicht vorhanden ist und für dessen Aufbau Ihnen die Zeit oder die langfristige Verwendbarkeit fehlen.
So oder so. Es ist nicht nur effektiver, sondern auch effizienter, einen externen Partner zu beauftragen, der nicht nur über die nötige Erfahrung, sondern auch über die richtige Methodenkompetenz und Zertifizierung verfügt, die in Ihrem Unternehmen möglicherweise nicht vorhanden ist. Schliesslich möchten Sie das Projekt nicht nur schnellstmöglichst, sondern auch bestmöglich zum Abschluss bringen. Und das, ohne auf dem Weg dazu eine Ihrer Schlüsselpersonen zu verlieren.
Sprechen wir über Ihr nächstes Projekt!